Briefbogen richtig gestalten

Alles Neue macht der Mai! Und was wäre da passender als seine Geschäftsausstattung mit neuen Briefbögen zu versehen. Auch wenn heutzutage vieles Online passiert, ist der gute alte Brief im Geschäftsleben nach wie vor unentbehrlich. Neben dem Inhalt ist natürlich die Gestaltung des Briefes besonders wichtig. Der erste Eindruck zählt bekanntermaßen und dabei kann hochwertiges Briefpapier mit entsprechendem Layout sehr nützlich sein. Was bei der Gestaltung des eigenen Briefbogens zu beachten ist, wird nun der folgende Artikel verraten.

Briefbogen im Corporate Design
Wenn ein Unternehmen mit seinem Briefbogen etwas aussagen möchte, sollte der individuellen Gestaltung natürlich Beachtung geschenkt werden. Viele Unternehmen nutzen deswegen einen individuell gestalteten Briefbogen, der auf ihr Corporate Design angepasst ist. Das Corporate Design umfasst die visuelle Darstellung eines Unternehmens nach innen und nach außen. Dazu zählt z.B. ein eigenes Logo mit einem bestimmten Schriftzug und entsprechender Farbwahl. Durch ein einheitliches und individuelles Design erhält das Unternehmen schließlich einen bestimmten Wiedererkennungswert, mit dem es sich von der Konkurrenz unterscheiden lässt. Zu einem professionellen Corporate Design zählen sowohl eine tadellose Typografie wie auch ein versiertes Design. Die Gestaltung des eigenen Firmenlogos z.B. sollte dabei keinem Zufall überlassen werden. Es ist zwar möglich einen Geschäftsbrief innerhalb weniger Sekunden mittels einer Vorlage zu erstellen, allerdings ist hier die Frage, ob die gewünschte Wirkung damit erzielt werden kann. Die Zeit -und Kostenersparnis steht dabei oft in keinem Verhältnis. Daher ist es ratsam für das Corporate Design professionelle Grafiker zu beauftragen.

DIN NORM 5008
Nach der Festlegung des Corporate Designs, ist es zur Gestaltung des eigenen Briefbogens wichtig zu wissen, welche Elemente zu einem Brief gehören. Hierbei ist die Anordnung von Zahlen, Ziffern, Telefon- und Postfachnummern sowie Adressangaben zu beachten. Ganz detailliert ist das in der 2001 verfassten DIN-Norm 5008 “Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung” zu finden:

  1. Zeilen beginnen an der Fluchtlinie, 2,5 cm vom linken Blattrand entfernt. Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch eine Leerzeile voneinander getrennt.
  2. Der klein gedruckte Absender über dem Anschriftenfeld („Rücksendeangabe“) enthält die Adresse gegebenenfalls in verkürzter Form. Bei normgerechter Platzierung und entsprechender Faltung des Briefblattes passt auch diese Zeile in das Fenster einer Fensterbriefhülle.
  3. Das EDV-gerechte Anschriftenfeld ist 9-zeilig nach internationaler Normung aufgebaut: 3 Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone (ZVZ), 6 Zeilen für die Anschriftzone (AZ). Die obere Zeile bzw. Zeile 3 (in der Vermerkzone wird von unten nach oben gezählt) steht bei einem Briefkopf nach Form A ca. 3,4 cm unterhalb des oberen Blattrandes. Leerzeilen innerhalb der Anschrift sind nicht vorgesehen. Alle Zusätze stehen unmittelbar über der Empfängeradresse, die grundsätzlich in der 4. Zeile beginnt. Bei Auslandsanschriften werden Bestimmungsort und Land in Großbuchstaben geschrieben. Soll zusätzlich zum Bestimmungsort ein Ortsteil angegeben werden, wird dieser über der Straße eingeschoben (siehe auch Infobroschüre der Post vom 1. Juli 2006).
    • 3. ZVZ – z. B. elektronische Freimachungsvermerke
    • 2. ZVZ – z. B. Vorausverfügung Nicht nachsenden!
    • 1. ZVZ – z. B. Einschreiben / Recommandé
    • 1. AZ – Firma (= Name des Unternehmens)
    • 2. AZ – Anrede, ggf. Berufs- oder Amtsbezeichnungen
    • 3. AZ – ggf. Akademische Grade (z. B. Dr., Dipl.-Ing., Dipl.-Hdl.), Name
    • 4. AZ – Straße/Hausnummer (ggf. // App.-Nr.) oder Postfach
    • 5. AZ – Postleitzahl und Bestimmungsort
    • 6. AZ – (LAND)
  4. Die Bezugszeichenzeile enthält die Bezugszeichen des Absenders, also Angaben zum bisherigen Schriftverkehr, die Durchwahlnummer, den Namen der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters, das Datum und gegebenenfalls Diktatzeichen (z. B. fan8-cc). Das Datum wird numerisch 2006-06-07 (JJJJ-MM-TT) oder alphanumerisch 7. Juni 2006 geschrieben (Datumsformat nach ISO 8601). Die Angaben werden unter die vorgedruckten Leitwörter geschrieben. – Alternativ zur Bezugszeichenzeile steht vielfach rechts neben dem Anschriftfeld ein Informationsblock.
  5. In einer Kommunikationszeile rechts neben der letzten Zeile des Anschriftfelds können z. B. Telefonnummer und/oder Faxnummer stehen. Die E-Mail-Adressierung, die Bankverbindung(en) mit Bankleitzahl und IBAN und weitere wichtige Geschäftsangaben – wie z. B. Handelsregistereintragung und Umsatzsteuer-Identifikation-Nummer – werden normalerweise in der Fußzeile des Schreibens angegeben.
  6. Der Betreff in Form einer stichwortartigen Inhaltsangabe beginnt an der Fluchtlinie, wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Er kann durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden. Das Wort Betreff selbst wird nicht mehr geschrieben. Unter dem Betreff bleiben zwei Zeilen frei.
  7. Die Anrede ist mit einer Leerzeile vom folgenden Text abzusetzen.
  8. Der Text wird mit Zeilenabstand 1 (einzeilig) geschrieben und durch Leerzeilen gegliedert.
  9. Der Gruß beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt.
  10. Nach der Grußformel folgt mit einer Leerzeile Abstand die Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Behörde.
  11. Der Abstand für die maschinenschriftliche Unterzeichnerangabe(n) richtet sich in der Praxis nach der Notwendigkeit. Die Muster der DIN 5008 zeigen einen Abstand von drei Leerzeilen.
  12. Anlagen- und Verteilvermerk werden durch eine Leerzeile abgetrennt unter den Unterzeichnernamen oder mit einer Leerzeile Abstand vom Text rechts (bei 125 mm von der linken Blattkante) neben den Grußteil geschrieben.

Nach der ganzen Theorie hier nun ein Beispiel eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008:

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Dabei ist die DIN Norm mehr als Orientierung gedacht und die Verwendung je nach Geschäftsfeld mehr oder weniger dringend einzuhalten. Bei Behörden ist die Verwendung der DIN Norm Pflicht, während bei kreativen Berufsfeldern die individuelle Note umso wichtiger ist.

Die richtige Papierwahl

Sind die Briefbogen nach DIN- oder seiner eigenen Norm gestaltet, sollte das Design auf entsprechendem Papier zur Wirkung kommen. Dabei bietet Discountdruck von Recyclingpapier über Design Offset hochwertiges Papier für jeden Anlass. Falls Ihr noch nicht wisst, welches Papier am besten geeignet ist, empfehlen wir unser kostenfreies Druckmusterbuch. In der Mappe findet Ihr die beliebtesten Papiere, die wir als Top-Papiere innerhalb der Produktübersicht auf unserer Homepage anbieten. Die Auswahl der beinhalteten Papiere reicht von Naturpapieren, über Bilderdruckpapieren, bis hin zu Aufkleberkonstruktionen  und Großformatmaterialien.  Zu beachten ist allerdings, dass bei der Wahl des Papieres für Briefbogen und Umschlag das Gewicht von 20 Gramm als Portogrenze für den Standardbrief die Versendung eines Standardbriefes nicht überschritten wird.


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Flyer – das ultimative Werbeprodukt

An der Bedeutung von Flyern und Prospekten hat auch das Zeitalter der digitalen Medien nichts geändert. Sie sind für die Selbstdarstellung kleiner Unternehmen, Freiberufler und Selbständiger nach wie vor das Werbemittel schlechthin. Wenn Flyer gut gemacht sind, haben sie wegen ihrer Vielseitigkeit und hohen Streukraft eine unschlagbare Wirkung – egal ob es sich dabei um Ihre Imagewerbung, ein Serviceangebot, eine Aktion oder Produktinformation, einen Veranstaltungshinweis oder eine kurze Firmendarstellung handelt. Für die Gestaltung Ihres nächsten Flyers liefern wir Ihnen noch ein paar Tipps, damit dieser zu einem wirklich aussagekräftigen Werbemittel wird.

Flyer

Flyer

DISCOUNTDRUCKs umfangreiches Flyerangebot

Wir produzieren Flyer in den Ausführungen Flyer ungefalzt und Flyer gefalzt. Ungefalzt erhalten Sie die Flyer vom A3-Format bis hin zum kleinen Bon-Format (50 x 74mm). In der gefalzten Variante stehen für Sie neben dem klassischen Wickel- und Zick-Zackfalz auch der Einbruch-, Doppel-Parallel-, Altarfalz sowie der außergewöhnliche Sonder-Zick-Zack- und Kreuzbruchfalz zur Auswahl. Insgesamt bieten wir Ihnen 17 Formate in verschiedenen Papierstärken an, vom 90g Offset-Papier über den 280g Chromokarton bis zum 350g Bilderdruck. Wie wäre es z.B. mit einem unserer Bestseller: einem Leporello auf 170g Bilderdruck glänzend? Wenn es ein ungefalztes Produkt sein soll, dann ist unser Offsetdruck mit seinen zahlreichen Veredelungsmöglichkeiten, wie Glanzfolie, Mattlack, partieller oder vollflächiger UV-Glanzlack, sicher interessant für Sie.

Die optimale Gestaltung Ihres Flyers

Zunächst ist die Planung wichtig. Fragen Sie sich, was mit dem Flyer ausgedrückt werden soll, wen Sie ansprechen und welche Reaktionen Sie auslösen möchten. Wenn Sie beispielsweise einen Handzettel entwerfen wollen, der eine Veranstaltung bewirbt, ist es sinnvoll, sich kurz zu fassen. Mehr als die wichtigsten Informationen, ein Bild oder Logo, das die Aufmerksamkeit der Menschen erregt, sollten Sie nicht einbauen, sonst wirkt Ihr Flyer schnell überladen. Auch sollten Sie zu viele unterschiedliche Schriftarten vermeiden. Denken Sie hierbei auch an Ihre Druckerei und legen Sie schwarzen Text als 100% Schwarz an, sonst erzeugen Sie ein unsauberes Schriftbild. Verwenden Sie bitte immer konkrete Schrifttypen und keine automatischen Schriftmodifikationen, also statt einer fettgedruckten Arial-Schrift gleich »Arial Black«. Bitte denken Sie auch daran, die Schriften vor Erstellung der geschlossenen druckfertigen Datei in Pfade bzw. Kurven umzuwandeln. Weitere Hinweise finden auf DISCOUNTDRUCK.DE unter FAQ&Hilfe.


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Kleine Tipps für Ihre Gestaltung

Im Allgemeinen:

Schon in der Antike entstanden Vorstellungen über Harmonie und Ästhetik von Größenverhältnissen (Proportionen), die vor allem in der Renaissance und im Klassizismus wieder aufgegriffen und weiterentwickelt wurden. Am Anfang der Gestaltung steht die Gestaltungsidee. Die Qualität einer Gestaltung hängt nicht nur von ihrer Neuigkeit  sondern auch von ihrer Originalität ab. Eine geniale Idee ist wertlos, wenn sie zum Beispiel dem Corporate Design des Auftraggebers widerspricht oder im vorgesehenen Druckverfahren nicht produzier werden kann. Wichtig sind die Positionierungen und Gewichtungen auf der Fläche, Bildgrößen, Textanordnungen, Satzarten, Schriftgröße und Farben.

Gestaltungsgrundlagen:

Durch die Platzierung von Elementen (Bildern, grafischen Objekten, Textblöcken) in der Fläche entstehen unterschiedliche Wirkungen. Die Anordnung in der Mitte wirkt ruhig, neutral und spannungslos. Dynamische, spannungsreiche Wirkungen entstehen, wenn Objekte weder mittig noch sonst in irgendeiner Weise symmetrisch angeordnet sind und auch keine als harmonisch empfundenen Verhältnisse wie der goldene Schnitt vorliegen. Wird ein Element oben in der Fläche angeordnet, wirkt es leichter, wird es unten angeordnet, ist die Wirkung schwerer. Dabei spielt aber auch die Farbe eine wichtige Rolle. Für Linien gilt sinngemäß dasselbe wie für Hoch- und Querformate: Horizontale Linien erscheinen eher passiv und ruhend, vertikale eher aktiv und aufstrebend. Für die Verwendung von Gestaltungsrastern sprechen neben gestalterischen auch praktische Gründe. Bei der Aufteilung jeder Seite einer Broschüre würde es unnötig Zeit verschwenden, immer wieder bei Null anzufangen.

Verwendung von Schriften:

Bei längeren Texten ist eine gute und flüssige Lesbarkeit das oberste Kriterium für die Schriftwahl. Auf Visitenkarten oder auf Plakaten sind die Gestaltungsspielräume viel größer, denn einige Wörter lassen sich auch bei Verwendung ungewöhnlicher Schriften meist noch mühelos erfassen. Die Schrift sollte aber auch dem Inhalt des Textes angemessen sein, so passt zu Beispiel eine Schreibschrift gut für ein Gedicht, nicht aber für Visitenkartentexte. Schriften werden nach ihrem Verwendungszweck in drei Gruppen eingeteilt:  Konsultationsgrößen etwa 6 bis 8 Punkt, Lesegrößen etwa 9 bis 12 Punkt und Schaugrößen größer als 12 Punkt. Der Zeilenabstand sollte bei Lesetexten zwischen 115% und 130% er Schriftgröße liegen. Zusätzlich sollte man beachten, dass man mit Schriftmischungen generell sparsam umgeht, denn zahlreiche Schriften und Schnitte erhöhen keineswegs die Übersichtlichkeit.


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Grundregeln der Gestaltung von Briefbogen

Grundregeln der Gestaltung

Wenn der Absender mit seinem Briefbogen etwas aussagen möchte, sollte er nicht einfach frei Hand los gestalten, sondern sich zunächst mit der Farbe, dem Logo und Schriftart auseinander setzen. Viele Firmen verfügen heute schon über ein Corporate Design, indem also alles schon vorgegeben ist. Wichtig bei der Festlegung des Briefsatzes sind natürlich auch der Satz von Zahlen, Ziffern, Telefon- und Postfachnummern sowie Adressangaben.Bis auf den Punkt festgelegt ist dies alles in der 2001 neu verfassten DIN-Norm 5008:2001 “Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung”.

Maße der Abstände

Maße der Abstände

Bitte nicht vergessen

Wichtig bei der Gestaltung ist der richtige Briefkopf der sich im oberen Bereich befindet. Hierbei ist zu beachten, dass die verwendete Schriftart eine Serifenlose Schrift ist. Sollte der Brief nämlich per Post mit Klarsichtfernster verschickt werden, müssen die postarischen Regeln eingehalten werden. Je nach Gestaltungswunsch können von Ihnen Falzmarken (Falzmarke 1: bei 87mm und Falzmarke 2: bei 192mm) angelegt werden, dies gilt auch für die Lochmarke (Lochmarke: 148,5mm)

Adressfenster und Markierungen

Für das Adressfeld gilt folgendes: Diese sollte die Fensterzeile mit der Unterkante in einem Abstand von 50 mm von der oberen Briefbogenkante platziert werden. Der Abstand vom linken Rand sollte zur besseren Lesbarkeit auf ca. 22 mm ausgeweitet werden.

Druck

Sind die Briefbogen nach DIN- oder seiner eigenen Norm gestaltet, sollte das Design auf entsprechendem Papier zur Wirkung kommen. Hier bieten wir Ihnen für Firmen oder auch privat Personen professionelle Varianten an. Wählen Sie für Ihre Briefbogen, je nach Ausführung, z. B. zwischen 90 g/qm Recyclingpapier aus 100% Altpapier und ausgestattet mit dem Umweltzeichen Blauer Engel, 80 bzw. 90g/qm Offset PrePrint oder 100g/qm Design Offset naturweiß 1,25. Zudem sollten Sie bei Briefbogen und den dazugehörigen Briefumschlägen immer darauf achten, dass Sie innerhalb der 20-Gramm-Grenze der Post bleiben. Mehr über Briefumschläge in unserem nächsten Beitrag.


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