Briefbogen richtig gestalten

Alles Neue macht der Mai! Und was wäre da passender als seine Geschäftsausstattung mit neuen Briefbögen zu versehen. Auch wenn heutzutage vieles Online passiert, ist der gute alte Brief im Geschäftsleben nach wie vor unentbehrlich. Neben dem Inhalt ist natürlich die Gestaltung des Briefes besonders wichtig. Der erste Eindruck zählt bekanntermaßen und dabei kann hochwertiges Briefpapier mit entsprechendem Layout sehr nützlich sein. Was bei der Gestaltung des eigenen Briefbogens zu beachten ist, wird nun der folgende Artikel verraten.

Briefbogen im Corporate Design
Wenn ein Unternehmen mit seinem Briefbogen etwas aussagen möchte, sollte der individuellen Gestaltung natürlich Beachtung geschenkt werden. Viele Unternehmen nutzen deswegen einen individuell gestalteten Briefbogen, der auf ihr Corporate Design angepasst ist. Das Corporate Design umfasst die visuelle Darstellung eines Unternehmens nach innen und nach außen. Dazu zählt z.B. ein eigenes Logo mit einem bestimmten Schriftzug und entsprechender Farbwahl. Durch ein einheitliches und individuelles Design erhält das Unternehmen schließlich einen bestimmten Wiedererkennungswert, mit dem es sich von der Konkurrenz unterscheiden lässt. Zu einem professionellen Corporate Design zählen sowohl eine tadellose Typografie wie auch ein versiertes Design. Die Gestaltung des eigenen Firmenlogos z.B. sollte dabei keinem Zufall überlassen werden. Es ist zwar möglich einen Geschäftsbrief innerhalb weniger Sekunden mittels einer Vorlage zu erstellen, allerdings ist hier die Frage, ob die gewünschte Wirkung damit erzielt werden kann. Die Zeit -und Kostenersparnis steht dabei oft in keinem Verhältnis. Daher ist es ratsam für das Corporate Design professionelle Grafiker zu beauftragen.

DIN NORM 5008
Nach der Festlegung des Corporate Designs, ist es zur Gestaltung des eigenen Briefbogens wichtig zu wissen, welche Elemente zu einem Brief gehören. Hierbei ist die Anordnung von Zahlen, Ziffern, Telefon- und Postfachnummern sowie Adressangaben zu beachten. Ganz detailliert ist das in der 2001 verfassten DIN-Norm 5008 “Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung” zu finden:

  1. Zeilen beginnen an der Fluchtlinie, 2,5 cm vom linken Blattrand entfernt. Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch eine Leerzeile voneinander getrennt.
  2. Der klein gedruckte Absender über dem Anschriftenfeld („Rücksendeangabe“) enthält die Adresse gegebenenfalls in verkürzter Form. Bei normgerechter Platzierung und entsprechender Faltung des Briefblattes passt auch diese Zeile in das Fenster einer Fensterbriefhülle.
  3. Das EDV-gerechte Anschriftenfeld ist 9-zeilig nach internationaler Normung aufgebaut: 3 Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone (ZVZ), 6 Zeilen für die Anschriftzone (AZ). Die obere Zeile bzw. Zeile 3 (in der Vermerkzone wird von unten nach oben gezählt) steht bei einem Briefkopf nach Form A ca. 3,4 cm unterhalb des oberen Blattrandes. Leerzeilen innerhalb der Anschrift sind nicht vorgesehen. Alle Zusätze stehen unmittelbar über der Empfängeradresse, die grundsätzlich in der 4. Zeile beginnt. Bei Auslandsanschriften werden Bestimmungsort und Land in Großbuchstaben geschrieben. Soll zusätzlich zum Bestimmungsort ein Ortsteil angegeben werden, wird dieser über der Straße eingeschoben (siehe auch Infobroschüre der Post vom 1. Juli 2006).
    • 3. ZVZ – z. B. elektronische Freimachungsvermerke
    • 2. ZVZ – z. B. Vorausverfügung Nicht nachsenden!
    • 1. ZVZ – z. B. Einschreiben / Recommandé
    • 1. AZ – Firma (= Name des Unternehmens)
    • 2. AZ – Anrede, ggf. Berufs- oder Amtsbezeichnungen
    • 3. AZ – ggf. Akademische Grade (z. B. Dr., Dipl.-Ing., Dipl.-Hdl.), Name
    • 4. AZ – Straße/Hausnummer (ggf. // App.-Nr.) oder Postfach
    • 5. AZ – Postleitzahl und Bestimmungsort
    • 6. AZ – (LAND)
  4. Die Bezugszeichenzeile enthält die Bezugszeichen des Absenders, also Angaben zum bisherigen Schriftverkehr, die Durchwahlnummer, den Namen der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters, das Datum und gegebenenfalls Diktatzeichen (z. B. fan8-cc). Das Datum wird numerisch 2006-06-07 (JJJJ-MM-TT) oder alphanumerisch 7. Juni 2006 geschrieben (Datumsformat nach ISO 8601). Die Angaben werden unter die vorgedruckten Leitwörter geschrieben. – Alternativ zur Bezugszeichenzeile steht vielfach rechts neben dem Anschriftfeld ein Informationsblock.
  5. In einer Kommunikationszeile rechts neben der letzten Zeile des Anschriftfelds können z. B. Telefonnummer und/oder Faxnummer stehen. Die E-Mail-Adressierung, die Bankverbindung(en) mit Bankleitzahl und IBAN und weitere wichtige Geschäftsangaben – wie z. B. Handelsregistereintragung und Umsatzsteuer-Identifikation-Nummer – werden normalerweise in der Fußzeile des Schreibens angegeben.
  6. Der Betreff in Form einer stichwortartigen Inhaltsangabe beginnt an der Fluchtlinie, wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Er kann durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden. Das Wort Betreff selbst wird nicht mehr geschrieben. Unter dem Betreff bleiben zwei Zeilen frei.
  7. Die Anrede ist mit einer Leerzeile vom folgenden Text abzusetzen.
  8. Der Text wird mit Zeilenabstand 1 (einzeilig) geschrieben und durch Leerzeilen gegliedert.
  9. Der Gruß beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt.
  10. Nach der Grußformel folgt mit einer Leerzeile Abstand die Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Behörde.
  11. Der Abstand für die maschinenschriftliche Unterzeichnerangabe(n) richtet sich in der Praxis nach der Notwendigkeit. Die Muster der DIN 5008 zeigen einen Abstand von drei Leerzeilen.
  12. Anlagen- und Verteilvermerk werden durch eine Leerzeile abgetrennt unter den Unterzeichnernamen oder mit einer Leerzeile Abstand vom Text rechts (bei 125 mm von der linken Blattkante) neben den Grußteil geschrieben.

Nach der ganzen Theorie hier nun ein Beispiel eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008:

briefbogen-A.DD.neu

Dabei ist die DIN Norm mehr als Orientierung gedacht und die Verwendung je nach Geschäftsfeld mehr oder weniger dringend einzuhalten. Bei Behörden ist die Verwendung der DIN Norm Pflicht, während bei kreativen Berufsfeldern die individuelle Note umso wichtiger ist.

Die richtige Papierwahl

Sind die Briefbogen nach DIN- oder seiner eigenen Norm gestaltet, sollte das Design auf entsprechendem Papier zur Wirkung kommen. Dabei bietet Discountdruck von Recyclingpapier über Design Offset hochwertiges Papier für jeden Anlass. Falls Ihr noch nicht wisst, welches Papier am besten geeignet ist, empfehlen wir unser kostenfreies Druckmusterbuch. In der Mappe findet Ihr die beliebtesten Papiere, die wir als Top-Papiere innerhalb der Produktübersicht auf unserer Homepage anbieten. Die Auswahl der beinhalteten Papiere reicht von Naturpapieren, über Bilderdruckpapieren, bis hin zu Aufkleberkonstruktionen  und Großformatmaterialien.  Zu beachten ist allerdings, dass bei der Wahl des Papieres für Briefbogen und Umschlag das Gewicht von 20 Gramm als Portogrenze für den Standardbrief die Versendung eines Standardbriefes nicht überschritten wird.


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Briefumschläge und Kuvertierhüllen mit oder ohne Fenster

Beachten Sie bei der Gestaltung:

Das passende Zusatzprodukt zu Briefbogen bilden bei DISCOUNTDRUCK unsere Briefumschläge und Kuvertierhüllen. Wir stellen Ihnen beide Produkte vor und beschreiben Ihnen den Unterschied von Umschlägen zu Hüllen. Laut der Deutschen Post sollte die Anschrift parallel zur längeren Seite des Sichtfensters beziehungsweise des Umschlags sein. Die Frankierung in einem 40 mm hohen und 74 mm breiten Feld rechts oben und den Namen und die Anschrift des Absenders im 40 mm hohen Streifen links daneben. Beachtet man ein paar Kleinigkeiten bei der Gestaltung, erhalten Sie den passenden Umschlag zu Ihren Briefbogen in wenigen Arbeitsschritten.

Umschäge mit Abdeckstreifen:

Briefumschläge mit oder ohne Fenster sind erhältlich im Format DIN lang, C6, C5 und C4.
In der Farbigkeit können Sie zwischen 1/0-farbig, 2/0-farbig (Schwarz + HKS) und 4/0-farbig wählen, je nach Format kann das Papier zwischen 90 oder 120 g/qm Design Offset White 1,25 und 80 oder 120 g/qm Offset holzfrei weiß gewählt werden.
Die Verschlussklappe ist mit einem Leimauftrag versehen und durch einen Abdeckstreifen geschützt. Nach Entfernen dieses Streifens wird die Klappe umgelegt und der Umschlag durch Andrücken verschlossen. Haftklebende Kuverts sind bei optimaler Lagerung mehr als 5 Jahre haltbar. Die Briefumschläge erhalten Sie auch ohne Fenster.
Alle Umschläge sind haftklebend mit Abdeckstreifen, dies ist auch bei der Gestaltung zu beachten da sich an dieser Seite die Greiferzone befindet und dort keine Bildelemente platziert werden dürfen. Die Greiferzone variiert nach Format, bitte beachten Sie die kostenlosen  Druckdateninformationen als PDF Dokument zu jedem Produkt.

Bitte beachten Sie unsere Druckdateninfos

Bitte beachten Sie unsere Druckdateninfos

Kuvertierhüllen im Format DINlang:

Kuvertierhüllen mit oder ohne Fenster sind erhältlich im Format DIN lang auf  75 g/qm Offset holzfrei weiß (Briefumschläge für Kuvertierautomaten grauem Innendruck). Alle Hüllen sind in der  Farbigkeit 1/0-farbig, 2/0-farbig (Schwarz + HKS) und 4/0-farbig zu bestellen.
Die Verschlussklappe ist mit einer Gummierung versehen. Durch Wasserkontakt wird der Kleber aktiviert und der Umschlag kann sowohl maschinell als auch per Hand verschlossen werden. Nassklebende Kuvertierhüllen sind mehrere Jahre haltbar. Die Briefumschläge erhalten Sie auch ohne Fenster. Aufgrund des Greiferrandes sind 10 mm nicht bedruckbar. Um Streifenbildung zu verhindern sollten bei Kuverts homogene Flächen vermieden werden.

Wählen Sie zwischen 4 Varianten

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Grundbegriffe aus der Typografie

Typografiefachbegriffe:

Auch wenn das passende Layoutprogramm auf dem Rechner ist, stellen sich bei der Gestaltung von eigenen Visitenkarten, Briefbögen oder Flyern manche Fragen zu Begriffen die man öfter liest, aber nichts damit anfangen kann. Um Ihnen aus dem Begriffsdschungel der Typografiefachbegriffe zu helfen, haben wir von DISCOUNTDRUCK einige zusammen gesucht und wollen diese in unserem heutigen Block näher erläutern.

Punze: Unter dem Begriff Punze versteht man den Innenraum eines Zeichens – zum Beispiel beim Buchstaben a“, aber auch beim „o oder „e. Das gilt nicht nur für vollständig umschlossene Räume, sondern auch für offene, wie zum Beispiel für den unteren Raum beim „A“. Punzen sind nicht druckend. Der Name lässt sich vom Werkzeug ableiten: Die Punzen wurden früher mit Stanzbeiteln ausgeschlagen. Im Englischen wird es übersetzt mit „to punch“.

Dickte: Die Breite eines Schriftkegels wird als Dickte bezeichnet und wir im Englischen sie „width“ übersetzt. Die Dickte umfasst die Breite des Zeichens selbst, sowie das Fleisch vor und hinter dem Zeichen. Schriften, bei denen jedes Zeichen dieselbe Dickte besitzt, nennt man dicktengleich.

Kegelgröße: Die Höhe des Schriftkegels wird als Kegelgröße bezeichnet. Sie ist so ausgelegt, dass sich die Buchstaben zweier Zeilen an den Ober- und Unterlängen nicht berühren. Auf dem Bildschirm entspricht die Schriftgröße der Kegelgröße.

Serifen: Der Begriff Serife steht im Französischen für „Füßchen“. Denn als geschwungene oder rechteckige An-, Ab- und Endstriche einer Schrift werden Serifen bezeichnet.

Fleisch: Der freie Raum um das Schriftzeichen herum wird als Fleisch bezeichnet, denn ohne das Fleisch würden sich zwei benachbarte Zeichen berühren. Das Fleisch ist nicht druckend und je größer es ist, desto weniger wird der Schriftkegel ausgenutzt.


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Buch-Tipp im Oktober

Grafik für Nicht-Grafiker:

Aus der Amazon.de-Redaktion
Auf dieses Buch haben viele händeringend gewartet. Zum Beispiel die Kunden von Werbeagenturen, die endlich mehr zu den Entwürfen der Profis sagen möchten als “Gefällt mir” oder “Gefällt mir nicht”. Oder all diejenigen, die ihre eigenen Visitenkarten, Briefbögen, Flyer oder Internetseiten gestalten möchten und auch jede Menge PC-Programme dafür haben – aber keine Ahnung, wie man mit Schrift und Bild umgeht und ein ansprechendes Layout zaubert. Jetzt gibt es endlich ein Buch, das all dies vermittelt: anschaulich, leicht verständlich und mit allen entscheidenden Tipps für die praktische Umsetzung.
In Wort und vor allem Bild erfährt man hier alles Wesentliche über Schrift, Farbe, Bild und Layout. Was ist der Satzspiegel, und wie ermittelt man ihn? Wie wählt man den richtigen Bildausschnitt? Woher kommt der gefürchtete Moirée-Effekt bei Bildern, und wie vermeidet man ihn? Welche Schriften haben welche Wirkungen? Und wie kann man Text, Bild und den so wichtigen Weißraum auf einer Seite verteilen, um die verschiedensten eindrucksvollen Effekte zu erzielen? Diese und viele andere Fragen werden hier beantwortet, und zwar immer an Beispielen. So sieht man sofort, was kleinste Veränderungen in Farbe, Schattierung, Bildausschnitt, Schriftgröße oder -breite ausmachen. Und wer darüber hinaus die technischen Begriffe, die Abläufe bei der Papierherstellung oder auch die einzelnen Druckverfahren im Detail verstehen möchte, kommt ebenfalls auf seine Kosten.


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Von Word zu PDF

Nur eine Alternative:

Liebe Kunden von DISCOUNTDRUCK hin und wieder werden bei uns Daten hochgeladen die in Word erstellt worden sind und einfach nicht für die Druckvorstufe geeignet sind. Von Problemen wie Schriften nicht eingebettet, Farbmodus im RGB, keine Beschnittzugabe usw. mal abgesehen, kann es zu Fehlern im Druck kommen. Word ist ein reines Schreibprogramm und nicht für die Gestaltung von Flyer, Visitenkarten oder Briefbogen geeignet. Alternativ-Programme sind InDesign, Illustrator, QuarkXPress, Photoshop und Corel. Sollten Sie jedoch keines dieser Programme besitzen oder die Zeit haben dies einem professionellen Grafiker gestalten zu lassen, zeigen wir Ihnen die Alternative über den Acrobat PDFMaker. Dieser ist in Word integriert und oben in der Taskleiste zu finden. Bitte stellen Sie sicher, dass die Einstellungen, so wie unten angezeigt eingestellt sind und erstellen Sie erst dann über den Button „In Adobe PDF konvertieren“ Ihr PDF.

Screenshot für den Reiter Einstellungen

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Screenshot für den Reiter Sicherheit

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Screenshot für den Reiter Word

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Screenshot für den Reiter Lesezeichen

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