Briefbogen richtig gestalten

Alles Neue macht der Mai! Und was wäre da passender als seine Geschäftsausstattung mit neuen Briefbögen zu versehen. Auch wenn heutzutage vieles Online passiert, ist der gute alte Brief im Geschäftsleben nach wie vor unentbehrlich. Neben dem Inhalt ist natürlich die Gestaltung des Briefes besonders wichtig. Der erste Eindruck zählt bekanntermaßen und dabei kann hochwertiges Briefpapier mit entsprechendem Layout sehr nützlich sein. Was bei der Gestaltung des eigenen Briefbogens zu beachten ist, wird nun der folgende Artikel verraten.

Briefbogen im Corporate Design
Wenn ein Unternehmen mit seinem Briefbogen etwas aussagen möchte, sollte der individuellen Gestaltung natürlich Beachtung geschenkt werden. Viele Unternehmen nutzen deswegen einen individuell gestalteten Briefbogen, der auf ihr Corporate Design angepasst ist. Das Corporate Design umfasst die visuelle Darstellung eines Unternehmens nach innen und nach außen. Dazu zählt z.B. ein eigenes Logo mit einem bestimmten Schriftzug und entsprechender Farbwahl. Durch ein einheitliches und individuelles Design erhält das Unternehmen schließlich einen bestimmten Wiedererkennungswert, mit dem es sich von der Konkurrenz unterscheiden lässt. Zu einem professionellen Corporate Design zählen sowohl eine tadellose Typografie wie auch ein versiertes Design. Die Gestaltung des eigenen Firmenlogos z.B. sollte dabei keinem Zufall überlassen werden. Es ist zwar möglich einen Geschäftsbrief innerhalb weniger Sekunden mittels einer Vorlage zu erstellen, allerdings ist hier die Frage, ob die gewünschte Wirkung damit erzielt werden kann. Die Zeit -und Kostenersparnis steht dabei oft in keinem Verhältnis. Daher ist es ratsam für das Corporate Design professionelle Grafiker zu beauftragen.

DIN NORM 5008
Nach der Festlegung des Corporate Designs, ist es zur Gestaltung des eigenen Briefbogens wichtig zu wissen, welche Elemente zu einem Brief gehören. Hierbei ist die Anordnung von Zahlen, Ziffern, Telefon- und Postfachnummern sowie Adressangaben zu beachten. Ganz detailliert ist das in der 2001 verfassten DIN-Norm 5008 “Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung” zu finden:

  1. Zeilen beginnen an der Fluchtlinie, 2,5 cm vom linken Blattrand entfernt. Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch eine Leerzeile voneinander getrennt.
  2. Der klein gedruckte Absender über dem Anschriftenfeld („Rücksendeangabe“) enthält die Adresse gegebenenfalls in verkürzter Form. Bei normgerechter Platzierung und entsprechender Faltung des Briefblattes passt auch diese Zeile in das Fenster einer Fensterbriefhülle.
  3. Das EDV-gerechte Anschriftenfeld ist 9-zeilig nach internationaler Normung aufgebaut: 3 Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone (ZVZ), 6 Zeilen für die Anschriftzone (AZ). Die obere Zeile bzw. Zeile 3 (in der Vermerkzone wird von unten nach oben gezählt) steht bei einem Briefkopf nach Form A ca. 3,4 cm unterhalb des oberen Blattrandes. Leerzeilen innerhalb der Anschrift sind nicht vorgesehen. Alle Zusätze stehen unmittelbar über der Empfängeradresse, die grundsätzlich in der 4. Zeile beginnt. Bei Auslandsanschriften werden Bestimmungsort und Land in Großbuchstaben geschrieben. Soll zusätzlich zum Bestimmungsort ein Ortsteil angegeben werden, wird dieser über der Straße eingeschoben (siehe auch Infobroschüre der Post vom 1. Juli 2006).
    • 3. ZVZ – z. B. elektronische Freimachungsvermerke
    • 2. ZVZ – z. B. Vorausverfügung Nicht nachsenden!
    • 1. ZVZ – z. B. Einschreiben / Recommandé
    • 1. AZ – Firma (= Name des Unternehmens)
    • 2. AZ – Anrede, ggf. Berufs- oder Amtsbezeichnungen
    • 3. AZ – ggf. Akademische Grade (z. B. Dr., Dipl.-Ing., Dipl.-Hdl.), Name
    • 4. AZ – Straße/Hausnummer (ggf. // App.-Nr.) oder Postfach
    • 5. AZ – Postleitzahl und Bestimmungsort
    • 6. AZ – (LAND)
  4. Die Bezugszeichenzeile enthält die Bezugszeichen des Absenders, also Angaben zum bisherigen Schriftverkehr, die Durchwahlnummer, den Namen der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters, das Datum und gegebenenfalls Diktatzeichen (z. B. fan8-cc). Das Datum wird numerisch 2006-06-07 (JJJJ-MM-TT) oder alphanumerisch 7. Juni 2006 geschrieben (Datumsformat nach ISO 8601). Die Angaben werden unter die vorgedruckten Leitwörter geschrieben. – Alternativ zur Bezugszeichenzeile steht vielfach rechts neben dem Anschriftfeld ein Informationsblock.
  5. In einer Kommunikationszeile rechts neben der letzten Zeile des Anschriftfelds können z. B. Telefonnummer und/oder Faxnummer stehen. Die E-Mail-Adressierung, die Bankverbindung(en) mit Bankleitzahl und IBAN und weitere wichtige Geschäftsangaben – wie z. B. Handelsregistereintragung und Umsatzsteuer-Identifikation-Nummer – werden normalerweise in der Fußzeile des Schreibens angegeben.
  6. Der Betreff in Form einer stichwortartigen Inhaltsangabe beginnt an der Fluchtlinie, wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Er kann durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden. Das Wort Betreff selbst wird nicht mehr geschrieben. Unter dem Betreff bleiben zwei Zeilen frei.
  7. Die Anrede ist mit einer Leerzeile vom folgenden Text abzusetzen.
  8. Der Text wird mit Zeilenabstand 1 (einzeilig) geschrieben und durch Leerzeilen gegliedert.
  9. Der Gruß beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt.
  10. Nach der Grußformel folgt mit einer Leerzeile Abstand die Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Behörde.
  11. Der Abstand für die maschinenschriftliche Unterzeichnerangabe(n) richtet sich in der Praxis nach der Notwendigkeit. Die Muster der DIN 5008 zeigen einen Abstand von drei Leerzeilen.
  12. Anlagen- und Verteilvermerk werden durch eine Leerzeile abgetrennt unter den Unterzeichnernamen oder mit einer Leerzeile Abstand vom Text rechts (bei 125 mm von der linken Blattkante) neben den Grußteil geschrieben.

Nach der ganzen Theorie hier nun ein Beispiel eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008:

briefbogen-A.DD.neu

Dabei ist die DIN Norm mehr als Orientierung gedacht und die Verwendung je nach Geschäftsfeld mehr oder weniger dringend einzuhalten. Bei Behörden ist die Verwendung der DIN Norm Pflicht, während bei kreativen Berufsfeldern die individuelle Note umso wichtiger ist.

Die richtige Papierwahl

Sind die Briefbogen nach DIN- oder seiner eigenen Norm gestaltet, sollte das Design auf entsprechendem Papier zur Wirkung kommen. Dabei bietet Discountdruck von Recyclingpapier über Design Offset hochwertiges Papier für jeden Anlass. Falls Ihr noch nicht wisst, welches Papier am besten geeignet ist, empfehlen wir unser kostenfreies Druckmusterbuch. In der Mappe findet Ihr die beliebtesten Papiere, die wir als Top-Papiere innerhalb der Produktübersicht auf unserer Homepage anbieten. Die Auswahl der beinhalteten Papiere reicht von Naturpapieren, über Bilderdruckpapieren, bis hin zu Aufkleberkonstruktionen  und Großformatmaterialien.  Zu beachten ist allerdings, dass bei der Wahl des Papieres für Briefbogen und Umschlag das Gewicht von 20 Gramm als Portogrenze für den Standardbrief die Versendung eines Standardbriefes nicht überschritten wird.


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